Sebagai Praktisi HR, menyadari bahwa mengembangkan employee engagement survey merupakan langkah krusial dalam memahami dinamika perusahaan secara lebih mendalam. Panduan ini ditujukan untuk memberi arahan dalam merancang survei yang tak hanya komprehensif, tetapi juga memiliki efek positif dalam menghimpun data berharga.
Survey pekerja yang dilakukan idealnya mencakup keseluruhan
dinamika perusahaan, mulai dari bagaimana pekerja diapresiasi, melihat elemen
yang telah berjalan baik dan perlu dipertahankan, hingga elemen yang perlu
ditingkatkan.
Dengan pendekatan ini, survei keterlibatan pekerja akan
menjadi alat yang kuat dalam menggali insight yang lebih
mendalam mengenai kesejahteraan pekerja dan berpotensi menginspirasi perubahan
positif dalam lingkungan kerja.
1. Mengembangkan Konten
Survey
Memahami bahwa hasil survei pekerja yang akurat sangat
bergantung pada penyusunan konten yang tepat. Konten yang dirancang dengan
cermat memainkan peran penting dalam memastikan data yang terkumpul relevan dan
bermanfaat. Penyusunan konten yang tepat membantu meminimalkan bias dan menghasilkan
jawaban yang lebih obyektif serta sesuai dengan dinamika organisasi.
Dengan mengikuti panduan penyusunan konten yang sesuai,
dapat memastikan bahwa pertanyaan survei benar-benar memberikan informasi
yang insightful, dapat diandalkan, dan berdampak pada pengambilan
keputusan perusahaan yang lebih baik.
- Membuat
Pertanyaan dari Perilaku yang Dapat Diamati
Saat merancang konten survei, hindari pertanyaan yang mengarah pada spekulasi tentang pemikiran atau motif individu. Sebagai contoh, dalam sektor retail, tanyakan kepada pekerja seberapa sering rekan kerja mereka membantu mengatasi kesulitan dalam pekerjaan. Dengan fokus pada perilaku konkret yang dapat diamati, jawaban menjadi lebih objektif dan memberikan gambaran nyata mengenai interaksi dan kolaborasi di tempat kerja. - Membuat
Pertanyaan yang Hasilnya Dapat Diverifikasi
Persiapkan pertanyaan yang hasilnya akan berupa fakta yang dapat diverifikasi agar memberikan validitas dan akurasi pada hasil survei. Dalam tim customer service, tanyakan seberapa sering pekerja menerima pelatihan baru dan apakah pelatihan tersebut meningkatkan kualitas pelayanan. Data pelatihan dan umpan balik pelanggan dapat memvalidasi hasil survei. - Fokus
pada Konten Pertanyaan yang Sesuai dengan Tujuan Perusahaan
Penting untuk mengaitkan pertanyaan dalam survei dengan tujuan perusahaan. Misalnya, dalam lingkungan startup teknologi, pertanyaan tentang sejauh mana pekerja merasa dukungan dari alat kerja sehari-hari seperti akses ke aplikasi Slack atau aplikasi kolaborasi lainnya, dapat memberikan wawasan tentang efisiensi komunikasi dan keterlibatan tim.
Contoh lain dalam lingkungan bisnis manufaktur, pertanyaan seputar kepuasan pekerja terhadap proses produksi dapat memberikan wawasan tentang efisiensi dan kualitas produksi. Konten yang dibuat sebaiknya secara langsung terkait dengan aspek yang relevan untuk pencapaian tujuan bisnis.
2. Menentukan Struktur
dan Format yang Tepat
Setelah konten yang relevan telah dikembangkan, langkah
berikutnya adalah memastikan struktur dan format survei yang sesuai. Struktur
dan format yang tepat adalah kunci untuk memastikan bahwa survei dapat diisi
dengan mudah dan akurat oleh responden.
Dengan menyusun survei secara teratur dan logis, akan lebih
mudah bagi para pekerja untuk memahami pertanyaan dan memberikan respon yang
lebih akurat. Selain itu, format yang baik juga membantu mengurangi kelelahan
dan kebingungan yang mungkin muncul saat menjawab survei, sehingga meningkatkan
partisipasi dan kualitas data yang terkumpul.
- Pertahankan
Bagian Tanpa Label yang Spesifik
Pertahankan bagian tanpa label dan informasi tentang kelompok pertanyaan secara spesifik, seperti grup pertanyaan di halaman tertentu merupakan pertanyaan khusus yang dilabeli pertanyaan tentang team work, growth, atau recognition dari rekan kerja dan atasan. Tujuannya adalah untuk mengurangi potensi bias yang dapat mempengaruhi pemikiran responden.
Dengan menghindari pengelompokan yang terlalu spesifik, responden cenderung memberikan respon yang lebih objektif dan sesuai dengan pandangan mereka.
Sebagai contoh, dalam survei kepuasan pekerja di sebuah startup teknologi, penghindaran penggunaan label pada setiap bagian akan mencegah terbentuknya persepsi bahwa beberapa aspek dianggap lebih dominan dibandingkan yang lain, seperti growth dan development yang mungkin lebih penting dibanding aspek-aspek lain. - Usahakan
Panjang dan Kerumitan Setiap Pertanyaan Tidak Begitu Berbeda
Memperhatikan panjang dan tingkat kesulitan pertanyaan dalam survei tagar tidak memiliki perbedaan yang sangat signifikan dilakukan untuk menghindari respons yang tidak konsisten dari responden, baik pada jenis pertanyaan terbuka maupun tertutup dengan pilihan ganda. - Bagian
Pengisian Informasi Pekerja Ditempatkan Di Bagian Terakhir
Penempatan pertanyaan mengenai informasi pekerja di bagian akhir survei berarti menempatkan pertanyaan mengenai demografi dan informasi pribadi responden sebagai bagian terakhir dari survei.
Dengan menempatkan pertanyaan tentang jenis kelamin, usia, jabatan, divisi, serta informasi penting lainnya di akhir survei akan membantu membangun kepercayaan dimana responden merasa lebih aman dalam menjawab pertanyaan seputar pekerjaan mereka sebelum memberikan informasi pribadi.
3. Pemilihan
Tata-Bahasa yang Efektif
Tidak hanya konten dan format yang harus diperhatikan,
tetapi juga penggunaan tata-bahasa yang tepat. Bahasa yang digunakan dalam
survei memiliki dampak yang signifikan terhadap respon yang diberikan oleh pekerja.
- Menghindari
Istilah yang Memicu Asosiasi Kuat
Prinsip ini menekankan pentingnya menghindari penggunaan istilah dalam survei yang memiliki asosiasi kuat, terutama yang dapat memicu asosiasi gender atau etnis tertentu, sehingga berpotensi mempengaruhi hasil respon menjadi lebih positif untuk golongan atau gender tertentu.
Contoh: Dalam sebuah survei evaluasi kinerja, penggunaan istilah "berani mengambil keputusan" cenderung terasosiasi lebih positif bagi laki-laki dan "memahami isu-isu kompleks" cenderung terasosiasi lebih positif untuk perempuan.
Sebagai solusinya, istilah yang dapat menjadi bias tersebut dapat direvisi menjadi "Memiliki kemampuan untuk membahas isu-isu yang kompleks secara presisi dan jelas".
Istilah-istilah dengan asosiasi pada grup tertentu bisa secara tidak sadar mempengaruhi pandangan atau penilaian responden terhadap pertanyaan, sehingga menghasilkan informasi yang tidak mewakili pandangan sebenarnya. - Formulasi
30% Jawaban dengan Tonality Negatif
Konsep ini melibatkan merancang sekitar 30% pertanyaan dengan pengharapan jawaban yang menggunakan tonalitas negatif. Pemilihan Ini bertujuan untuk menghindari efek bias positif yang mungkin muncul dalam tanggapan pekerja dalam survei Employee Engagement apabila semua pertanyaan memiliki tonality yang positif.
Formulasi Ini memungkinkan Praktisi HR untuk mendapatkan wawasan yang lebih menyeluruh dan jujur tentang isu-isu yang mungkin tidak terungkap dengan pertanyaan berkonotasi positif.
“Seberapa sering Anda merasa kurang diakui atas kontribusi Anda dalam pekerjaan?" adalah contoh pertanyaan dengan desired answer menggunakan tonalitas negatif.
- Hindari
Menggabungkan Hal yang Tidak Terkait dalam Satu Pertanyaan
Prinsip ini menekankan pentingnya merancang pertanyaan yang fokus pada satu topik spesifik, dan menghindari menggabungkan aspek-aspek yang tidak terkait dalam satu pertanyaan. Tujuannya adalah untuk menghindari kebingungan dan memastikan respon yang akurat.
Pertanyaan yang disarankan: "Seberapa sering Anda merasa rekan kerja memberikan dukungan dalam mencapai target pekerjaan?"
Pertanyaan yang tidak disarankan: "Apakah Anda merasa puas dengan rekan kerja Anda dan tingkat kepuasan Anda dengan perusahaan?"
4. Panduan Pengukuran
yang Cermat dan Akurat
Pengukuran yang tepat dan cermat memberikan pandangan yang
mendalam tentang aspek-aspek yang mempengaruhi keterlibatan, memberi landasan
bagi pengambilan keputusan yang terinformasi, serta membantu merumuskan
strategi dan tindakan yang relevan untuk meningkatkan performa dan iklim kerja
secara keseluruhan.
- Buat
Skala Respon dengan Angka pada Interval yang Teratur
Sangat disarankan untuk untuk merancang skala respon dengan angka pada interval yang teratur dan hanya menggunakan kata-kata di setiap batas atas dan bawah dari pilihan.
Selain mempermudah penyusunan skala, hal ini dapat menghindari komplikasi penggunaan kata-kata yang berbeda pada setiap opsi respon dari setiap pertanyaan, yang pada akhirnya berakibat pada penurunan distorsi pada pembacaan hasil survei dan memungkinkan analisis statistik yang lebih akurat.
Contoh yang disarankan:
Berikan penilaian Anda akan kompetensi manajer dalam memberikan tugas dan arahan yang jelas:
(5) Sangat Kompeten
(4)
(3)
(2)
(1) Tidak Kompeten
Contoh tidak yang disarankan:
Berikan penilaian Anda akan kompetensi manajer dalam memberikan tugas dan arahan yang jelas:
(5) Sangat kompeten
(4) Kompeten
(3) Cukup kompeten
(2) Kurang Kompeten
(1) Tidak Kompeten
- Gunakan
Skala Respon untuk Menilai Frekuensi
Bagian ini menyarankan untuk menggunakan skala respon yang meminta responden untuk memperkirakan frekuensi tertentu, dibanding penggunaan kata “selalu atau tidak pernah”.
Membuat responden memberikan perkiraan frekuensi dengan persentase atau penilaian dengan angka dapat mengurangi bias dalam respons dan menghasilkan data yang lebih dapat diandalkan.
Dalam survei motivasi pekerja, pertanyaan seperti "Berapa persen anggota di tim Anda memiliki pekerjaan berkualitas tinggi?" lebih dapat menghasilkan respons yang tidak bias dibandingkan dengan pertanyaan yang mengajak responden untuk mengukur sejauh mana mereka setuju jika anggota tim nya produktif atau tidak. - Usahakan
Opsi yang Tersedia berjumlah Ganjil
Menggunakan satu skala respon tunggal dengan opsi yang jumlahnya ganjil seperti 3, 5, atau 7 sehingga dapat memberikan kemungkinan bagi responden untuk menyatakan pendapat secara lebih netral. Hal ini juga mempermudah perbandingan kuantitatif antara item yang berbeda. - Hindari
Pertanyaan yang Memerlukan Penyusunan Peringkat
Penelitian yang dilakukan Harvard Business Review menunjukkan bahwa respons terhadap pertanyaan semacam ini dipengaruhi oleh berbagai faktor, termasuk urutan dan jumlah item yang diminta untuk diurutkan.
Jenis Pertanyaan semacam ini juga dapat mengganggu respons pada pertanyaan berikutnya, karena mereka telah memiliki predisposisi akan pentingnya suatu hal dibanding hal yang lain.
Setelah merancang dan merumuskan pertanyaan survei dengan
cermat, langkah berikutnya dalam merancang survei Employee Engagement adalah
memastikan administrasi yang efektif.
Pengukuran yang akurat dan bermakna memerlukan proses
administrasi yang hati-hati dan tepat. Inilah mengapa langkah-langkah dalam
mengelola survei, mulai dari menjaga kerahasiaan hingga memastikan kuesioner
dapat diisi dengan mudah, memiliki dampak signifikan terhadap kualitas data
yang diperoleh.
- Jaga
Kerahasiaan Nama Responden
Responden cenderung lebih bersedia berpartisipasi dalam survei jika mereka yakin bahwa kerahasiaan personal terjamin. Kerahasiaan ini memastikan bahwa responden merasa aman untuk memberikan tanggapan yang jujur dan tidak terpengaruh oleh ketakutan akan konsekuensi atau pengidentifikasian oleh rekan kerja atau atasan yang bisa saja intimidatif. - Hasil
Analisis Berdasarkan Departemen, Bukan Individu
Menganalisis hasil survei pada tingkat departemen memungkinkan perusahaan memahami perbedaan keterlibatan di berbagai bagian organisasi. Ini membantu dalam perumusan rencana tindakan yang lebih spesifik dan efektif.
Perlu diingat bahwa survei ini dilaksanakan bukan untuk mempersekusi individu tertentu, namun melihat hal-hal yang baik dan yang perlu diperbaiki dari setiap departemen, divisi, atau tim agar kinerja perusahaan secara keseluruhan dapat berjalan lebih baik. - Dapat
Diselesaikan Kurang dari 30 Menit
Survei yang terlalu panjang dapat menyebabkan tingkat respons yang rendah dan respons yang kurang jujur. Waktu penyelesaian yang masuk akal dibawah 30 menit memastikan partisipasi yang lebih baik dan respon yang lebih akurat.
Komentar
Posting Komentar