Pengertian Absensi Karyawan
Sebelum membahas lebih lanjut tentang absen, mari kita
pelajari lebih dulu terkait pengertian apa itu absensi karyawan? bisa
dikatakan, absens untuk karyawan merupakan sebuah data yang menunjukkan tentang
kehadiran karyawan setiap harinya dalam sebuah perusahaan.
Data yang dapat dihasilkan dari sebuah sistem absen adalah
waktu kedatangan dan kepulangan karyawan yang hadir untuk bekerja di kantor.
Kemudian, karyawan yang tidak masuk kerja juga dapat diketahui statusnya apakah
yang bersangkutan izin atau sakit.
Data tersebut pun dapat menunjukkan kejelasan, mengenai
keberadaan karyawan baik yang hadir maupun absen. HR pun tidak akan bingung
saat menghitung data kehadiran karyawan, terutama pada saat mendekati tanggal
gajian.
Bahkan, di perusahaan yang sudah menerapkan sistem yang
canggih, lembur karyawan juga bisa terdata secara otomatis. Sehingga, para HR
bisa memantau apa saja yang dikerjakan oleh para karyawannya.
Format Absensi Karyawan
Setiap perusahaan pasti memiliki ciri khas atau format
tertentu ketika melakukan absensi karyawan. HR sangat memerlukan format absensi
yang tepat untuk mendata jumlah kehadiran karyawan dengan baik, tepat, dan
akurat.
Pentingnya penggunaan format absensi karyawan ini karena
akan berpengaruh terhadap besaran gaji yang akan diterima oleh para karyawan.
Sehingga, HR tidak boleh sembarangan atau main-main dalam menangani masalah
ini.
Alih-alih senang saat hari gajian, para karyawan sangat
mungkin melakukan protes jika gaji yang diterima tidak sesuai dengan harapan
dan aturan perusahaan karena keteledoran HR saat menghitung absensi
karyawan.
Nah, sebagai HR perusahaan, jangan sampai kamu
merugikan orang lain atas kesalahanmu menghitung data absensi karyawan.
Absensi Karyawan Manual
Seperti namanya, absensi karyawan dengan format manual
karena menggunakan metode yang konvensional yaitu kertas dan alat tulis.
Peralatannya sangat sederhana dan mudah sekali ditemukan di mana pun. Sistem
ini juga tidak bergantung kepada teknologi atau tidak membutuhkan internet sama
sekali.
Setiap harinya, para karyawan harus mengantri untuk
melakukan absen di suatu meja yang sudah disiapkan. Kemudian, karyawan
mencantumkan tanda tangan pada kertas sebagai bukti kehadiran pada hari itu.
Bukan hanya saat datang saja, tetapi saat jam pulang kantor
pun mereka harus mengantri untuk absen.
Sepertinya di era modern ini, sudah sangat jarang ada
perusahaan yang menggunakan sistem manual untuk absensi karyawan. Sistem ini
cukup menyita waktu karena karyawan harus mengantri hanya untuk absen.
Padahal, jika karyawan tidak harus mengantri, ketika datang
ke kantor ia bisa segera melakukan pekerjaannya. Sehingga, waktu kerjanya pun
bisa lebih produktif. Belum lagi kecurangan yang mungkin terjadi jika ada
karyawan yang menitipkan absen dengan memalsukan tanda tangan.
Absensi Karyawan Online
Setelah meninggalkan absensi karyawan dengan format manual,
sekarang banyak perusahaan menggunakan format absensi secara online.
Kecanggihan teknologi masa kini membuat absensi karyawan dapat direkam secara
digital dengan alat elektronik.
Karyawan tidak perlu repot menuliskan tanda tangannya di
atas kertas hanya untuk absen. Misalkan saja, jika perusahaan menggunakan finger
print untuk melakukan absen, karyawan hanya perlu menempelkan jarinya
pada mesin tersebut.
Kemudian mesin tersebut akan merekam kehadiran karyawannya
secara otomatis. Cara ini terbilang lebih efektif dan hemat waktu dibandingkan
format manual yang telah ada sebelumnya.
Tingkat kecurangan seperti titip absen pun sangat tidak
mungkin terjadi karena sidik jari tiap orang pastilah berbeda.
Sejarah singkat absensi karyawan
Awalnya, sistem absen untuk karyawan ini sengaja diciptakan
oleh Willard L. Bundy di tahun 1888. Saat itu, Willard berhasil mewujudkan
sebuah mesin pengukur waktu di Auburn, New York. Tak lama kemudian, sang adik
yang bernama Harlow E. Bundy mendirikan Manufacturing Company, perusahaan
pelayanan mesin absen untuk karyawan di Amerika.
Setelah Harlow memutuskan untuk pensiun, perusahaan tersebut
bersatu dengan International Time Recording (ITR). Perusahaan
tersebut bergerak di bidang software dan hardware.
Kemudian, ITR berubah nama menjadi International Business
Machines (IBM) dengan tetap memproduksi mesin absensi karyawan, hardware, dan
juga software.
Tujuan dan manfaat absensi harian karyawan
Kamu pasti tahu, bahwa setiap hal yang diciptakan di dunia pasti
memiliki tujuannya masing-masing. Nah, berikut ini beberapa alasan mengapa
absensi karyawan penting bagi suatu perusahaan.
- Sistem
absen bertujuan untuk memonitor kedatangan sekaligus kepulangan para
karyawan di suatu perusahaan.
- Absensi
memungkinkan pencatatan data yang baik dan detail dalam suatu sistem yang
terintegrasi.
- Mempermudah
perhitungan absen karyawan untuk mempermudah penggajian.
- Memantau
kehadiran setiap karyawan, terutama yang datang terlambat atau pulang
lebih awal dari ketentuan perusahaan.
- Tim HR
bisa lebih cepat menghitung jumlah absen karyawan karena telah
terintegrasi dengan sistem tertentu.
Begini cara absensi pegawai dari masa ke masa
Ternyata, cara absensi karyawan terus mengalami perubahan
seiring berkembangnya zaman. Tentu saja, hal ini juga terkait dengan teknologi
yang mengalami kemajuan secara signifikan. Berikut ulasan selengkapnya untuk
kamu.
1. Absensi analog
Secara definisi, absensi analog merupakan alat penghitung
waktu kerja karyawan secara manual yang sudah digunakan oleh banyak perusahaan
sejak dua abad silam. Umumnya, absensi analog ini disebut sebagai absensi
ceklok.
Ketika menggunakan absensi jenis analog, kamu akan melihat
sebuah mesin yang terdiri dari slot atau lubang untuk memasukkan kartu absen
karyawan dan jam analog yang menunjukkan waktu terbaru. Saat karyawan
memasukkan kartu tersebut ke dalam slot, maka waktu akan otomatis tercetak pada
kartu absen.
Harga mesin absensi analog ini tergolong murah dan cocok
digunakan bagi perusahaan berskala kecil dengan jumlah karyawan di bawah 100
orang. Namun, absensi analogi jadi kurang relevan jika digunakan di zaman serba
digital seperti saat ini.
Bukan hanya boros kertas, absensi analog juga kurang efektif
karena karyawan harus mengantri cukup lama untuk ceklok satu per satu. Selain
itu, absensi jenis ini rawan pemalsuan. Sebab, karyawan yang bandel bisa saja
berbuat curang dengan menitipkan kartu absensinya setiap bolos kerja.
2. Absensi digital berbasis PIN
Siapa sangka, absensi digital telah digunakan sejak tahun
1970-an. Absensi satu ini memiliki beberapa tombol angka dan huruf yang jadi
cikal bakal mesin absen kekinian. Sesuai dengan namanya, absensi digital satu
ini menggunakan kata sandi atau password yang diberikan kepada
setiap karyawan di suatu perusahaan.
Sebelum diterapkan, para karyawan harus mendaftarkan dirinya
ke dalam sistem. Kemudian, mereka harus membuat password masing-masing
dan mengisinya pada alat absensi digital yang telah dipasang oleh perusahaan
bersangkutan. Proses absensi ini wajib dilakukan oleh semua karyawan pada saat
datang kerja ataupun pulang kerja sebagai bukti kehadiran.
Kelebihan absensi digital semacam ini adalah hemat anggaran.
Sebab, tidak perlu menggunakan banyak kertas. Cara penggunaan alatnya pun
sangat mudah. Kamu cukup memasukkan kata sandi dan data tersebut akan tercatat
secara akurat oleh sistem. Namun sayangnya, absensi digital seperti ini masih
memiliki celah kecurangan. Apabila ada karyawan yang berniat titip absen, maka
mereka hanya perlu memberitahukan password-nya kepada orang lain.
3. Absensi Magnetic Card
Diciptakan sejak tahun 1980, absensi magnetic
card ini memadukan antara manual dan digital yang hanya memiliki
sedikit perbedaan secara fisik. Mesin absensi satu ini memiliki tambahan slot
untuk menggesek kartu di samping mesin, meski cara kerjanya nyaris serupa
dengan mesin absen digital. Untuk mendata absensi karyawan, kamu harus
memiliki access card sebagai medianya.
Pada dasarnya, cara absensi magnetic card ini
jauh lebih canggih dan modern daripada dua cara absensi sebelumnya. Sebab,
absensi satu ini menggunakan teknologi khusus untuk mendata kehadiran karyawan
di suatu perusahaan. harganya pun relatif murah ketimbang cara absensi lainnya.
Meski harganya cukup murah, kualitas dari mesin ini bisa diperhitungkan
karena cukup menggesekkan kartu, maka data kehadiran karyawan bisa tersimpan
dengan baik dalam suatu sistem.
Seperti halnya absensi analog dan juga digital, absensi satu
ini masih mungkin terjadi kecurangan. Sebab, karyawan bisa menitipkan kartu
tersebut kepada orang lain. Belum lagi keterbatasan kapasitas pengguna yang
hanya sekitar 250 orang saja.
4. Absensi fingerprint
Sejak tahun 1997 silam, absensi berbentuk fingerprint mulai
marak digunakan. Absensi ini menggunakan sidik jari sebagai alat autentifikasi
pengguna ataupun karyawan suatu perusahaan. Ada berbagai rumor yang mengatakan,
bahwa sang pencipta absensi fingerprint menyadari, bahwa
setiap manusia di seluruh dunia memiliki pola sidik jari yang berbeda. Bahkan,
hal ini juga berlaku bagi manusia yang terlahir kembar.
Mesin absensi fingerprint mengharuskan para
karyawan melakukan absensi dengan menempelkan jari yang telah direkam
sebelumnya ketika tiba dan pulang. Kelebihan mesin ini mampu menyimpan data
dalam jumlah cukup besar, bahkan mencapai puluhan ribu karyawan.
Pencatatan data kehadiran tersebut juga dinilai lebih akurat
dengan sistem yang tergolong praktis. Namun sayangnya, mesin absensi fingerprint cenderung
mengalami error atau proses yang lambat. Apalagi saat fingerprint yang
dideteksi dalam keadaan basah, kotor, ataupun berkeringat. Bisa dikatakan,
mesin absensi satu ini sangat sensitif saat digunakan.
5. Absensi digital berbasis web
Tidak seperti sistem absensi pada umumnya, absensi digital
berbasis web ini terletak pada komputer atau laptop karyawan. Setiap karyawan
memiliki username dan password masing-masing
dengan tingkat keakuratan data cukup tinggi.
Menariknya, username dan password ini
hanya bisa digunakan oleh satu orang saja. Selain itu, absensi berbasis web ini
bisa diakses di mana dan kapan saja selagi karyawan tersebut tersambung dengan
koneksi internet.
Bisa dikatakan, cara absensi semacam ini sangat cocok untuk
perusahaan yang memiliki banyak cabang di berbagai wilayah. Sebab, sistem
absensi berbasis web terintegrasi di mana saja selama menjangkau koneksi
internet. Namun justru itu yang menjadi kekurangannya. Absensi ini sangat
tergantung pada koneksi internet sehingga saat terjadi pemadaman atau koneksi
internet tidak stabil, maka karyawan tidak bisa melakukan absen kehadiran.
6. Absensi berbasis mobile
Seiring pesatnya penggunaan smartphone di
seluruh dunia akhirnya memicu terobosan baru dalam cara absensi karyawan di
suatu perusahaan. Saat ini, telah hadir berbagai aplikasi absensi mobile yang
memungkinkan segala informasi tersimpan dalam database berbasis cloud.
Dengan demikian, perusahaan tidak perlu menyediakan
perangkat atau mesin absensi untuk pendataan kehadiran karyawan di setiap
harinya. Perusahaan hanya perlu mendaftar sekaligus membuat akun bagi setiap
karyawannya.
Sayangnya, seperti absensi berbasis web, jaringan internet
yang stabil dan memadai sangat dibutuhkan setiap pengguna absensi satu ini.
Contoh Absensi Karyawan
Dari sekian banyak contoh absensi karyawan yang ada di
internet, mari kita coba pelajari contoh yang dibuat oleh Microsoft berikut
ini:
Pada gambar di atas, Micsoroft focus pada ketidakhadiran
karyawan atau dengan kata lain karyawan yang tidak masuk kantor dengan alasan
tertentu. Kode L warna merah berarti karyawan tidak masuk karena liburan, kode
P berwarna orange berarti karyawan tidak masuk kantor karena alasan pribadi,
kode S warna hijau berarti karyawan tidak masuk kerja karena sakit.
File excel tersebut menunjukkan ada 13 lembar kerja. 12
lembar kerja diawal berisi jadwal absen karyawan setiap bulannya, sesuai dengan
jumlah bulan dalam setahun. Kemudian, lembar kerja yang terakhir berisi tentang
nama-nama karyawan seluruh karyawan yang bekerja pada perusahaan tersebut.
Jumlah hari pun disesuaikan dengan kalender tahunan masehi
yang berlaku di masyarakat. Dan juga, nama karyawan pun disesuaikan dengan data
yang ada pada mesin absensi yang ada di perusahaan. Jadi, jika kamu tertarik
memakai template miliki Microsoft ini, sesuaikan saja data perusahaanmu ke
dalam tabel ini ya!
Selanjutnya, untuk tabel kehadiran karyawan kamu bisa
memasukkan unsur-unsur seperti datang tepat waktu atau terlambat, pulang cepat
atau lembur, dan hal-hal yang berkaitan dengan kehadiran karyawan yang kamu
jadikan sebagai pertimbangan.
Sistem Absensi Karyawan
Setelah membahas tentang pengertian, format, dan contoh
absensi karyawan, selanjutnya kita akan membahas lebih lanjut tentang sistem
absensi karyawan dalam sebuah perusahaan.
Bagaimana sistem absensi yang berlaku di perusahaanmu?
Apakah sudah efektif atau efisien dari segi waktu dan fungsinya?
Sebuah sistem yang baik tentu harus dibangun oleh HR agar
hal tersebut dapat menguntungkan perusahaan dalam banyak aspek terutama data
kehadiran karyawan.
Dalam penerapannya, sistem absensi karyawan akan sangat
bermanfaat untuk mengelola data-data karyawan dengan terorganisir. Semua data
absen akan terpusat dalam satu sistem utama yang terintegrasi.
Teknologi yang kian hari semakin berkembang, banyak
melahirkan sistem absensi perusahaan yang semakin baik. Kamu mungkin mengenal
beberapa mesin absensi seperti, mesin absensi digital, biometrik, magnetic
card, atau finger print yang dijadikan acuan sistem
absensi karyawan pada perusahaan tertentu.
Meskipun sudah dinilai canggih, namun alat-alat tersebut
tidak fleksibel untuk di bawa kemana saja. Dalam arti lain, kamu harus datang
ke kantor untuk melakukan absen. Padahal, misalnya kamu harus melakukan meeting pagi
di sebuah kawasan yang dekat dengan tempat tinggal, namun kamu harus ke kantor
dulu untuk absen. Sungguh tidak efektif bukan?
Komentar
Posting Komentar